MenuRegelmapje

Startpagina › Alle mapjes › Dossiermap Correspondentie met Instanties

Herkent u dit?

Brief van de gemeente, de Belastingdienst of Toeslagen? Eén logboek, en u ziet elke termijn.

U krijgt post van de gemeente, de Belastingdienst, Toeslagen of uw zorgverzekeraar. Soms staat er een termijn in. Met deze map houdt u bij wat u kreeg, wat u terugstuurde en vóór welke datum u moet reageren.

01 Dossiermap Correspondentie met Instanties

Voor iedereen die post krijgt van meer dan één instantie en overzicht wil houden.

Helpt bij post van:

  • Belastingdienst
  • Dienst Toeslagen
  • Gemeente
  • Zorgverzekeraar
  • Werkgever
  • UWV / SVB
  • DUO
  • Bank
  • Wonen
  • Energie en water
  • 9 pagina's A4
  • Excel met 5 tabbladen
  • Ingevuld voorbeeld

De beveiligde betaalpagina is in het Engels. De map is in het Nederlands, net als de brieven die u ontvangt.Kent u dit mapje al? Naar bestellen, € 6,99

Voorkant van map 01Map 01

Wat u krijgt

Een printbare A4-pdf van 9 pagina's en een Excel-bestand met 5 tabbladen, plus een ingevuld voorbeeld. Erin staan onder meer: Mijn instanties, een Voorblad per instantie, het Correspondentielogboek, het Termijnenoverzicht, Telefoonnotities en etiketten voor uw ordner.

Voor wie

Voor iedereen die post krijgt van meer dan één instantie.

Wat het makkelijker maakt

Elke brief schrijft u op één regel, met datum, kenmerk en termijn. Het tabblad Termijnen zet de 25 eerstvolgende data vanzelf op volgorde, met het aantal dagen dat u nog heeft. Zo ziet u elke week wat eerst moet.

Zo helpt dit mapje u

  • Energie en water

    1. De briefU krijgt een brief over een nieuw voorschot, een jaarafrekening of een contract dat afloopt.
    2. Zo maakt het mapje het makkelijkU noteert de brief in het Logboek, met datum en kenmerk. Staat er een datum in, dan komt die vanzelf op het tabblad Termijnen.
    3. DaarnaU ziet welke brieven er kwamen en welke datum eraan vastzit.

    Vaste lasten en de Opzegkalender: dit staat in map 03, of in de bundel.

  • Zorgverzekeraar

    1. De briefIn het najaar krijgt u de nieuwe polis met de premie (het bedrag per maand) voor volgend jaar.
    2. Zo maakt het mapje het makkelijkU noteert de polisbrief, een vraag of een declaratie in het Logboek. De datum om over te stappen zet u er als termijn bij.
    3. DaarnaU ziet de datum om over te stappen in uw termijnenoverzicht.

    Uw premie per maand bijhouden: dit staat in map 03, of in de bundel.

  • Gemeente en waterschap

    1. De briefU krijgt de aanslag gemeentelijke belastingen of de WOZ-beschikking (de brief met de waarde van uw huis).
    2. Zo maakt het mapje het makkelijkU schrijft datum, kenmerk en termijn in het Logboek. De termijn komt vanzelf op het tabblad Termijnen.
    3. DaarnaU ziet in één lijst wat eerst komt, met de datum voor betalen of bezwaar in beeld.

    Het bedrag bij uw vaste lasten zetten: dit staat in map 03, of in de bundel.

  • Belastingdienst, inkomstenbelasting

    1. De briefU krijgt de uitnodiging voor de aangifte, of later een voorlopige of definitieve aanslag.
    2. Zo maakt het mapje het makkelijkU noteert de uitnodiging of de aanslag in het Logboek, met de datum voor bezwaar als termijn (meestal zes weken; kijk altijd op uw brief). Het tabblad Termijnen zet die datum op volgorde.
    3. DaarnaU ziet tot wanneer u kunt reageren.

    De checklist voor de aangifte en het tabblad Aanslagen: dit staat in map 02, of in de bundel.

  • Dienst Toeslagen

    1. De briefU krijgt een brief over uw voorschot (het bedrag dat u vooraf per maand krijgt) of een beschikking (een officieel besluit).
    2. Zo maakt het mapje het makkelijkU noteert elke brief van Toeslagen in het Logboek, met kenmerk en termijn, en legt hem achter het voorblad Dienst Toeslagen.
    3. DaarnaElke toeslagbrief heeft een vaste plek, met de datum waarop u reageert erbij.

    Het voorschot naast uw inkomen zetten: dit staat in map 04, of in de bundel.

  • UWV / SVB, uitkering en kinderbijslag

    1. De briefU krijgt een brief over uw uitkering, of over de kinderbijslag per kwartaal.
    2. Zo maakt het mapje het makkelijkDe brief komt in het Logboek, met de termijn. Het tabblad Termijnen zet de datum op volgorde.
    3. DaarnaU ziet welke brief er kwam en vóór welke datum u reageert.

    De kinderbijslag in uw begroting zetten: dit staat in map 04, of in de bundel.

  • DUO

    1. De briefU krijgt een brief over uw studieschuld of studiefinanciering.
    2. Zo maakt het mapje het makkelijkOp de pagina Mijn instanties zet u uw relatienummer en hoe u inlogt. De brief noteert u in het Logboek, met de termijn.
    3. DaarnaAls u belt, heeft u het nummer meteen bij de hand. Met de Telefoonnotities weet u later nog wat er is afgesproken.
  • Bank en pensioenfonds

    1. De briefU krijgt het jaaroverzicht van uw bank of het overzicht van uw pensioen.
    2. Zo maakt het mapje het makkelijkU noteert het jaaroverzicht in het Logboek en legt het achter het voorblad van uw bank of pensioenfonds.
    3. DaarnaElk overzicht heeft een vaste plek. U vindt het terug als u het nodig heeft.

    Bezittingen en schulden en de checklist voor de aangifte: dit staat in map 02, of in de bundel.

  • Wonen: overige post

    1. De briefU krijgt post van uw woningcorporatie, de VvE (de vereniging van eigenaren) of een aannemer.
    2. Zo maakt het mapje het makkelijkU maakt een Voorblad per instantie en legt de brieven erachter, het nieuwste bovenop.
    3. DaarnaElke brief heeft een vaste plek. U vindt alles terug als u het nodig heeft.

Van stapel naar overzicht

  1. Er ligt post op tafel: rekeningen, brieven, een formulier.
  2. Op een rustig moment pakt u de brieven erbij. Per brief vult u een paar vakjes in.
  3. Daarna ziet u wat er speelt en vóór welke datum. Dat geeft rust.

U hoeft alleen dit in te vullen

Datum op de brief
27-02-2026
Instantie
Gemeente
Onderwerp
Aanslag gemeentelijke belastingen
Termijn (reageren vóór)
10-04-2026

Voorbeeld met verzonnen gegevens.

De rest doet het mapje

  • Het tabblad Termijnen zet de 25 eerstvolgende open termijnen op datum.
  • Bij elke termijn ziet u hoeveel dagen u nog heeft.
  • Termijnen binnen 14 dagen en verlopen termijnen krijgen een kleur.
  • Per instantie telt het hoeveel stukken er zijn en hoeveel nog open staan.

Wat zit erin

De printbare A4-pdf 9 pagina's, voor in uw ordner

  • Pagina 1: Voorkant
    Pagina 1

    Voorkant

    De voorkant van de map, met een lijst van wat erin zit.

  • Pagina 2: Zo gebruikt u deze map
    Pagina 2

    Zo gebruikt u deze map

    Uitleg in stappen, met vuistregels zoals: noteer de datum op de brief, niet de datum van ontvangst.

  • Pagina 3: Mijn instanties
    Pagina 3

    Mijn instanties

    Eén regel per instantie, met uw klant- of relatienummer, telefoon, website en hoe u inlogt.

  • Pagina 4: Voorblad per instantie
    Pagina 4

    Voorblad per instantie

    Een voorblad voor elk tabblad, met de gegevens van de instantie, lopende zaken en ruimte voor notities.

  • Pagina 5: Correspondentielogboek
    Pagina 5

    Correspondentielogboek

    Per brief of mail: datum, instantie, ontvangen of verstuurd, onderwerp, kenmerk en termijn, en een vakje om af te vinken.

  • Pagina 6: Termijnenoverzicht
    Pagina 6

    Termijnenoverzicht

    Voor vooraan in de map: elke datum waarvóór u moet reageren, betalen of bezwaar maken.

  • Pagina 7: Telefoonnotities
    Pagina 7

    Telefoonnotities

    Leg vast wanneer u belde, met wie u sprak, het kenmerk en wat er is afgesproken.

  • Pagina 8: Tabbladen en rugetiket
    Pagina 8

    Tabbladen en rugetiket

    Etiketten om uit te knippen, onder meer voor Belastingdienst, Dienst Toeslagen, Gemeente, UWV / SVB en DUO, plus lege etiketten en een rugetiket.

  • Pagina 9: Vragen of feedback
    Pagina 9

    Vragen of feedback

    De laatste pagina, met ons e-mailadres voor vragen en ideeën.

Het Excel-bestand 5 tabbladen, werkt ook in Google Sheets

  • Tabblad Uitleg vooraf in het ingevulde voorbeeld
    Tabblad

    Uitleg vooraf

    Waarvoor de map dient, hoe u te werk gaat en hoe u het bestand opent in Excel of Google Sheets.

  • Tabblad Termijnen in het ingevulde voorbeeld
    Tabblad

    Termijnen

    De 25 eerstvolgende open termijnen uit het logboek, vanzelf op datum, met het aantal dagen dat u nog heeft.

  • Tabblad Logboek in het ingevulde voorbeeld
    Tabblad

    Logboek

    Eén regel per brief, mail, beschikking of telefoongesprek; de instantie kiest u uit een keuzelijst.

  • Tabblad Instanties in het ingevulde voorbeeld
    Tabblad

    Instanties

    Eenmalig invullen: uw instanties met klant- of relatienummer en waar u inlogt.

  • Tabblad Lijsten in het ingevulde voorbeeld
    Tabblad

    Lijsten

    De keuzelijsten met soorten instanties en kanalen, die u zelf kunt aanvullen.

De afbeeldingen van de tabbladen komen uit het ingevulde voorbeeld. Dat voorbeeld krijgt u er ook bij: hetzelfde Excel-bestand, ingevuld met verzonnen gegevens, zodat u ziet hoe het werkt. Lichtgele vakjes zijn invulvelden; de berekeningen gaan vanzelf.

Bestanden
Een Excel-bestand (Dossiermap-voor-post-van-instanties.xlsx), een ingevuld voorbeeld en een printbare A4-pdf
Pagina's
9 pagina's A4
Formaat
Pdf en Excel (.xlsx); opent ook in Google Sheets
Papierformaat
A4
Printbaar
Ja
Invulbaar
Ja, in Excel en Google Sheets. De pdf vult u met de pen in.
Taal
Nederlands

Zo gebruikt u het

  1. Zet uw instanties erinVul één keer het tabblad Instanties in, of de pagina Mijn instanties als u liever op papier werkt.
  2. Noteer elke briefSchrijf in het logboek de datum op de brief, het kenmerk en de termijn. Leg het stuk achter het voorblad van die instantie.
  3. Kijk elke week naar de termijnenHet termijnenoverzicht laat zien wat eerst moet. Zet een zaak op Afgehandeld als hij klaar is; dan verdwijnt de termijn uit het overzicht.

Vragen

Moet ik mijn burgerservicenummer invullen?

Liever niet. Noteer ook geen wachtwoorden of pincodes. Het kenmerk of aanslagnummer op de brief is genoeg voor uw administratie.

Werkt het in Google Sheets?

Ja. Upload het bestand naar Google Drive en kies 'Openen met' en dan 'Google Spreadsheets'. In Excel werkt het vanaf Excel 2019 en in Microsoft 365. Numbers en LibreOffice werken in de regel ook, maar zijn niet volledig getest.

Kan ik de pagina's vaker printen?

Ja. Print de pagina's die u nodig heeft zo vaak als u wilt, voor gebruik binnen uw eigen huishouden.

Is dit juridisch of financieel advies?

Nee. Het is een hulpmiddel voor uw eigen administratie. Controleer bedragen en termijnen altijd bij de instantie zelf; de termijn in uw eigen brief is leidend.

Bestellen

01 Dossiermap Correspondentie met Instanties

€ 6,99 incl. btw

Eenmalig, geen abonnement. Na betaling kunt u de bestanden direct downloaden.

De beveiligde betaalpagina is in het Engels. De map is in het Nederlands, net als de brieven die u ontvangt.Bestel dit mapje, € 6,99Alle vijf mappen samen, € 18,99

Liever alle vijf de mappen? Bekijk de Regelmapje-bundel (€ 18,99).

Prijzen zijn inclusief Nederlandse btw; in een ander EU-land kan het totaal iets afwijken.

U betaalt via Gumroad met uw bankpas of creditcard. Of iDEAL er staat, ziet u op de betaalpagina. Gumroad rekent af in euro of, waar dat niet kan, in US-dollar tegen de dagkoers; het bedrag in euro kan dan licht afwijken en uw bank kan wisselkosten rekenen.

Werkt een bestand niet of klopt het niet met wat hier staat, mail ons, dan maken we het goed of krijgt u uw geld terug. Uw wettelijke rechten blijven daarnaast gewoon gelden. Heeft u nog niets gedownload en wilt u de koop ongedaan maken (herroepen)? Mail binnen veertien dagen naar regelmapje@gmail.com.

Vragen of feedback

Is iets onduidelijk, heeft u een vraag of een idee om dit mapje beter te maken? Mail ons gerust via regelmapje@gmail.com. Wij lezen elk bericht en verbeteren onze mapjes daarmee.

Past goed bij

3 of meer mapjes? De bundel voor € 18,99. Los kosten de vijf mappen samen 5 × € 6,99 = € 34,95.

Bekijk de bundel

Zo werkt het

  1. U kiest een mapjeOf de bundel met alle vijf. U betaalt één keer. Geen abonnement.
  2. U krijgt een e-mailNa de betaling stuurt Gumroad een e-mail met een knop naar de downloadpagina. Een account is niet nodig.
  3. U downloadt de bestandenEen pdf van 9 pagina's om te printen en een Excel-bestand, plus een ingevuld voorbeeld. Geen Word-bestand en geen aparte app.
  4. U werkt waar u wiltHet Excel-bestand werkt in Excel en in Google Sheets: op de computer, de tablet en de telefoon. De pdf leest u ook op uw telefoon.
Vaste lastenVoorbeeld: overzicht vaste lasten op een telefoonVoorbeeld
Even op de bank uw vaste lasten bijwerken, op uw telefoon.

De betaalpagina van Gumroad is in het Engels. Maakt u later een Gumroad-account met hetzelfde e-mailadres, dan staan uw bestanden ook in uw Gumroad-bibliotheek.

Zo krijgt u uw mapje

  1. BetalenU drukt op Bestellen. U vult uw e-mailadres in en betaalt. De betaalpagina is in het Engels.
  2. E-mail openenU krijgt een e-mail van Gumroad. Daarin staat uw bon. Ziet u hem niet? Kijk ook bij spam (ongewenste mail).
  3. Op de knop drukkenIn de e-mail staat één grote knop. De tekst is in het Engels en betekent: bekijk de inhoud. Druk op die knop. Soms vraagt de pagina nog een keer uw e-mailadres.
  4. Opslaan of printenU ziet uw bestanden. Bij elk bestand staat een knop om te downloaden. Zo slaat u het bestand op. De pdf kunt u daarna printen.

Liever op papier? Print de pdf één keer, en u werkt verder alleen met pen en ordner. Geen computer nodig.

Vragen

Ik heb geen printer.

Dat geeft niet. U kunt het Excel-bestand op de computer of telefoon gebruiken. Wilt u toch papier? Veel bibliotheken en copyshops kunnen een pdf voor u printen.

Ik vind de e-mail niet.

Kijk bij spam of ongewenste mail. Zoek in uw mail op het woord Gumroad. Vindt u hem nog niet? Mail ons op regelmapje@gmail.com. Wij helpen u.

Werkt het op mijn telefoon?

Ja. Het Excel-bestand opent in de app Google Sheets of Excel. De pdf kunt u op uw telefoon lezen. Invullen gaat het makkelijkst op een computer of op papier.

Kan ik het opnieuw downloaden?

Ja. De knop in de e-mail blijft werken. Maakt u bij Gumroad een account met hetzelfde e-mailadres? Dan vindt u uw mapje ook in uw bibliotheek daar.

01 Dossiermap Correspondentie met InstantiesBestellen, € 6,99